Každá akce s dokumenty a složkami je limitovaná přístupovými právy. Přístupová práva mohou být definována různým způsobem: na úrovni souboru, děděné z adresářů, datových zdrojů, pracovních postupů a jejich stavů apod. 

Definice přístupových práv je nastavena ve vztahu k uživateli, skupině nebo seznamu uživatelů. Umožňuje tak efektivně spravovat přístupy jednotlivých uživatelů.