Pracovný tok (Workflow) a jeho stavy (State) sú atribútmi jednotlivých dokumentov. Umožňujú sprehľadniť prácu nad dokumentmi a kvantifikovať postup prác. Definícia pracovných tokov a ich stavov je v kompetencii administrátora. Bežný používateľ ich môže využívať, ale nie definovať. 

Pokiaľ je pracovný tok aktivovaný, môže požívateľ priraďovať danému dokumentu vždy jeden zo stavov. Limitovaný je len tým, že zmena stavu sa deje vždy medzi susednými stavmi. 

Pracovné toky je tiež možné využívať na zmenu prístupových práv k dokumentom: pri zmene stavu sa môže zmeniť prístupové oprávnenia.  Príklad rozhrania na zmenu stavu je na obrázku.

Príklad pracovného toku:  Vkladanie - Editácia – Schvaľovanie – Expedícia – Archivácia.

Ďalšie informácie v kapitole Pracovné toky, str. 31 .