Pracovní tok je uspořádaná skupina milníků nazývaných stavy, kterými dokument prochází na své cestě k dokončení. Pracovní toky se vytvářejí v aplikaci ProjectWise Administrator a lze je podle potřeby přiřadit ke složkám a pracovním oblastem v aplikaci ProjectWise Explorer . Na pracovní tok a na jednotlivé stavy pracovního toku lze použít nastavení zabezpečení řízení přístupu, takže přístup k dokumentu mají pouze určití uživatelé, pokud se nachází v určitém stavu. 

Při prvním přiřazení pracovního toku ke složce nebo pracovní oblasti , jsou dokumenty v této složce nebo pracovní oblasti uvedeny do prvního stavu pracovního toku. Když dokument dokončí svůj první milník, uživatel jej přesune do dalšího stavu pracovního toku. Uživatelé s přístupem k tomuto dalšímu stavu pak mohou s dokumentem začít pracovat. Proces pokračuje, dokud dokument neprojde všemi stavy pracovního toku a není považován za dokončený. Uživatelé s příslušnými oprávněními a uživatelskými nastaveními pak mohou dokument označit jako finální (také se označuje jako uvedení dokumentu do finálního stavu), aby dali najevo, že dokument dosáhl konce pracovního toku. Dokumenty označené jako Finální jsou určeny pouze pro čtení, aby nikdo bez ohledu na oprávnění nemohl dokument dále upravovat. Uživatelé s příslušnými oprávněními mohou také v případě potřeby dokumentům odebrat konečný stav. 

Poznámka: Ačkoli se technicky vzato jedná o stav dokumentu, správce jej nemusí vytvářet a není to stav, který by existoval v jakémkoli pracovním toku, ale spíše stav, který existuje mimo všechny pracovní toky. 

Chcete-li změnit stav dokumentu, musí být zapnuto uživatelské nastavení Dokument > Lze změnit stav a pro daný dokument musí být zapnuta oprávnění Zápis a Změna fáze pracovního toku. 

Chcete-li u dokumentu nastavit konečný stav, musí být zapnuto uživatelské nastavení Dokument > Lze nastavit konečný stav a pro daný dokument musí být zapnuto oprávnění Změnit stav pracovního toku. Chcete-li odstranit konečný stav, musí být zapnuto uživatelské nastavení Dokument > Může odstranit konečný stav a vaše oprávnění Změnit pracovní tok (workflow) musí být pro daný dokument zapnuto. 

Tip: Dokumenty v kořeni složky nebo pracovní oblasti musí sdílet stejný pracovní tok, ale mohou být v různých stavech pracovního toku. Za stav složky se považuje nejnižší stav v přiřazeném pracovním toku, ve kterém ještě existuje alespoň jeden dokument. Chcete-li změnit pracovní tok dokumentu, musíte změnit pracovní tok nadřazené složky nebo pracovní oblasti . 

Poznámka: Změna fáze dokumentu může vést k odeslání e-mailového oznámení určeným uživatelům, pokud je pracovnímu postupu v nástroji ProjectWise Administrator přiřazen agent pro zasílání zpráv o pracovním toku.