Celé riešenia ProjectWise využíva databázový prístup k správe dokumentov. Znamená to, že používateľ je odtienený od skutočného umiestnenia súborov a pracuje predovšetkým nad údajmi uloženými v databáze.  To umožňuje rýchlu odozvu systému, bez nutnosti prehľadávania skutočného úložiska súborov. Bežný používateľ ani nemusí vedieť, kde fyzicky sú dáta uložené – pristupuje k nim prostredníctvom „dátového zdroja“,  ktorý je definovaný v nasadenom riešení  ProjectWise. 

Po výbere dokumentu na spracovanie používateľ dokument otvorí v priradenej aplikácii. Deje sa tak bežným spôsobom – dvojklik na dokument. ProjectWise zabezpečí vykopírovanie dokumentu na lokálny počítač a otvorí dokument priradenou aplikáciou. Tento proces nazývame „vypožičanie dokumentu“ (Check Out). Po dobu práce (vypožičania) sa dokument ostatným používateľom javí ako uzamknutý. Dostupný je stále, ale otvoriť je ho možné len na čítanie. 

Ukončením aplikácie a uložením dokumentu, sa tento nakopíruje späť do centrálneho úložiska ProjectWise. Tento proces nazývame „vrátenie dokumentu“ (Check In). Obsahuje už zmeny, ktoré boli vykonané.

Ku každému dokumentu uloženom v rámci ProjectWise sa uchovávajú rôzne údaje, ktoré nazývame atribúty. Okrem bežných (systémových) atribútov sú k dispozícii aj ďalšie doplnkové údaje, ktoré môžu byť dobre použiteľné pri práci na dokumentácii. Podrobnejšie informácie v ďalšom texte.