základnou entitou spracovania sú dokumenty a zložky. Dokumenty sú ľubovoľné súbory spracovateľné určenou aplikáciou. Okrem takejto „klasickej“ väzby na dokument má ProjectWise zabudovanú integráciu na vybrané aplikácie: pri štarte aplikácie a pokuse o otvorenie „jej“ dokumentu sú ponúknuté ako prvé dátové zdroje spravované ProjectWise-om. Dokumenty majú priradené informácie: systémové alebo užívateľské, podrobnejšie popisujúce ich obsah. Dokumenty môžu byť združené do zložiek, pričom zložky môžu byť tiež nositeľmi niektorých vlastností.
riadenie prístupu k dátam – Všetky požiadavky na spracovanie dokumentov sú filtrované cez databázový „motor“. Na prístup k dátam sa musí každý používateľ identifikovať menom a heslom. Systém potom umožní prihlásenému len takú funkčnosť, na akú má oprávnenie. Prístupové práva možno definovať na úrovni dokumentu, projektovej zložky, celého dátového zdroja, prípadne sú odvodené od fázy dokumentu. Princíp dedičnosti umožňuje vytvárať presné nastavenia dátového prostredia.
centrálne ukladanie dát – Všetky dokumenty sú z hľadiska používateľa dostupné na jednom mieste – hoci fyzické uloženie súborov môže byť rôzne. Skutočné miesto uloženia je pre bežného používateľa odtienené a teda nedostupné. Po vyžiadaní si dokumentu je tento „vypožičaný“ z centrálneho úložiska pre daného používateľa. Súčasne s tým je dokument uzamknutý a ostatní používatelia majú prístup k nemu len v režime prehliadania. Po ukončení spracovania je dokument „vrátený“ na server. Proces vyzdvihnutia a vrátenia dokumentu je vykonávaný v automatizovanom režime prostredníctvom aplikácie PW Explorer.
pracovný tok – v dátovom prostredí ProjectWise je možno definovať pracovné postupy, ktoré sa napoja na konkrétne skupiny dokumentov. Napríklad: po ukončení spracovania dokumentu - fáza prípravy na schválenie - môže byť dokument presunutý do fázy schvaľovania. K fázam možno pripojiť dynamickú zmenu prístupových práv k dokumentu, takže napr.: konštruktér stratí možnosť meniť dokument, pokiaľ je tento vo fáze schvaľovania.
správa verzií – používateľom je k dispozícii vždy aktuálna verzia dokumentu. Na požiadanie možno zobraziť predchádzajúce verzie a otvoriť si ich na spracovanie.
správa referencií – ProjectWise umožňuje sledovať vzájomné väzby medzi dokumentmi–výkresmi. Sleduje vzťahy medzi výkresmi a podáva používateľovi informáciu o použití výkresu ako referencie u iných výkresov. Táto výnimočná vlastnosť je k dispozícii ako pre používateľov MicroStation, tak aj AutoCADu.
vyhľadávanie – ProjectWise umožňuje predpripraviť dáta tak, aby používateľ mohol vyhľadávať nie len podľa súborov a ich atribútov, ale aj podľa obsahu súborov. Nastavené kritériá možno ukladať pre budúce použitie vo verejnej alebo privátnej sekcii.
georeferencovanie – riešenie ProjectWise umožňuje napojiť spracovávané dáta na konkrétnu polohu v situácii alebo pláne. Prístup k dátam potom nemusí byť „súborový“, ale „polohový“.