Pravidla pracovního toku se používají k definování toho, co se má stát s dokumentem v určitém stavu pracovního toku, když je vybrána konkrétní operace v nabídce Dokument > Změnit stav v aplikaci ProjectWise Explorer . 

Obvykle je pracovní tok přiřazen ke složce a uživatelé mění stavy dokumentů podle potřeby výběrem standardních možností Další, Předchozí a Změnit v nabídce Dokument > Změnit stav. Pokud jsou zavedena pravidla pracovního toku, jsou standardní možnosti Další, Předchozí a Změnit zakázány a místo toho má uživatel k dispozici nové možnosti nebo operace, které může vybírat v nabídce Dokument > Změnit stav. Vybraná operace spustí pravidlo, což je definovaná sada akcí nakonfigurovaných tak, aby se spouštěly v určitém, postupném pořadí. Jako jednoduchý příklad lze uvést, že když je dokument v určitém stavu v konkrétním pracovním toku, operace "Revize" může být nakonfigurována tak, aby "umístila tento dokument do určitého stavu pracovního toku" A "vytvořila novou verzi". 

Pravidla pracovních postupů se importují prostřednictvím uzlu Pravidla v nástroji ProjectWise Administrator. Každý uživatel, který má nainstalováno rozšíření Workflow Rules Engine (volitelná součást instalace ProjectWise Explorer), bude moci pravidla používat za předpokladu, že má také přístup k pracovním postupům, které pravidla používají. 

Poznámka: Pokud správce importoval dodaná vzorová pravidla pracovního toku, možnost Dokument > Nový > Verze bude zakázána, protože vzorová pravidla pracovního toku jsou nakonfigurována tak, aby místo toho vytvářela verze prostřednictvím před konfigurovaných operací.